SGUJ Unternehmenswiki

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Disclaimer – rechtliche Hinweise

§ 1 Warnhinweis zu Inhalten

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§ 2 Externe Links

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§ 3 Urheber- und Leistungsschutzrechte

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§ 4 Besondere Nutzungsbedingungen

Soweit besondere Bedingungen für einzelne Nutzungen dieser Website von den vorgenannten Paragraphen abweichen, wird an entsprechender Stelle ausdrücklich darauf hingewiesen.

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🔒 Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Benutzer-Account:

• Username und Passwort (gehashed mit bcrypt)
• E-Mail-Adresse
• Vollständiger Name
• Abteilung
• Rolle (admin/editor/viewer)

Nutzungsdaten:

• Fragen an das Wiki-System
• Generierte Antworten
• Zeitpunkt der Nutzung
• Verwendete Dokumente

3. Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung des KI-gestützten Wissensmanagementsystems
• Authentifizierung und Zugriffskontrolle
• Qualitätssicherung und Compliance
• Verbesserung des Systems

4. Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist erforderlich für die Erfüllung des Arbeitsvertrags.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Das Unternehmen hat ein berechtigtes Interesse an einem effizienten Wissensmanagement.

5. Speicherdauer

• Benutzer-Accounts: Solange das Arbeitsverhältnis besteht
• Query-Logs: 12 Monate (automatische Löschung)
• Dokumente: Solange geschäftlich erforderlich

6. Weitergabe an Dritte

Ihre Daten werden ausschließlich an folgende Auftragsverarbeiter weitergegeben:

• Google Cloud Platform (Vertex AI): Infrastruktur & KI-Verarbeitung, EU-Region Niederlande (europe-west4)
• Data Processing Agreement (DPA): Vorhanden gemäß Art. 28 DSGVO
• Zero Data Retention: Ihre Anfragen werden NICHT von Google gespeichert oder für Model-Training verwendet
• 100% EU-Datenresidenz: Alle Daten verbleiben in der EU (DSGVO Art. 9 konform)

Keine Weitergabe an Dritte außerhalb der EU!

7. Ihre Rechte (Art. 15-20 DSGVO)

• Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten zu erhalten
• Berichtigung: Korrektur falscher Daten
• Löschung: Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit: Export Ihrer Daten

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@glowalla.de

8. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS 1.3)
• Verschlüsselte Speicherung in der Cloud
• Passwörter werden gehashed (bcrypt)
• Zugriff nur für autorisierte Personen
• Tägliche automatische Backups

9. KI-System & Transparenz (EU AI Act Compliance)

Dieses System nutzt künstliche Intelligenz (Google Gemini über Vertex AI - 100% EU DSGVO-konform).

• KI wird als Wissensassistent eingesetzt, nicht als autonomer Entscheidungsträger
• Mitarbeiter treffen finale Entscheidungen basierend auf KI-Empfehlungen
• Quellen werden angezeigt zur manuellen Verifizierung
• System kann Fehler enthalten - sicherheitsrelevante Informationen immer manuell prüfen

10. Kontakt Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: info@glowalla.de
Telefon: 04462 - 958 275 00

Stand: November 2025

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🤖 EU AI Act - Compliance & Transparenz

Was ist der EU AI Act?

Der EU AI Act (Artificial Intelligence Act) ist die weltweit erste umfassende KI-Verordnung. Sie ist seit dem 01.08.2024 in Kraft und wird ab 02.08.2026 vollständig angewendet.

Risikoklassifizierung unseres Systems

Begründung:

• Kein Hochrisiko-System: Keine Personalbewertung, Kreditvergabe oder kritische Infrastruktur
• Wissensassistent: KI gibt Empfehlungen, keine autonomen Entscheidungen
• Menschliche Kontrolle: Mitarbeiter treffen finale Entscheidungen
• Transparenz: Quellen werden angezeigt, manuelle Verifizierung möglich

Transparenzpflichten (Art. 52 AI Act)

Als System mit begrenztem Risiko informieren wir Sie transparent:

1. KI-Nutzung

• Dieses System nutzt Google Gemini über Vertex AI (100% EU DSGVO-konform) für die Beantwortung Ihrer Fragen
• Die KI analysiert Ihre Unternehmensdokumente (DGUV-Vorschriften, Arbeitsanweisungen, etc.)
• Antworten werden auf Basis dieser Dokumente generiert
• Datenstandort: EU-Region Niederlande (europe-west4) - keine Datenweitergabe außerhalb der EU

2. Funktionsweise

• Eingabe: Ihre Frage wird an Google Gemini (EU-Server) gesendet
• Verarbeitung: KI durchsucht relevante Dokumente
• Ausgabe: Antwort mit Quellenangabe
• Zero Data Retention: Google speichert Ihre Anfragen NICHT und nutzt sie nicht für Model-Training
• Query-Log: Frage und Antwort werden intern für 12 Monate gespeichert (DSGVO Art. 9 konform)

3. Grenzen & Risiken

• Halluzinationen: KI kann falsche oder erfundene Informationen liefern
• Veraltete Daten: Wenn Dokumente nicht aktuell sind
• Keine Rechtsberatung: System ersetzt keine professionelle Beratung
• Sicherheitskritische Entscheidungen: Immer manuell prüfen!

Human Oversight (Art. 14 AI Act)

Menschliche Aufsicht ist gewährleistet:

• Mitarbeiter bewerten KI-Antworten selbst
• Quellen-Anzeige ermöglicht manuelle Prüfung
• Keine automatischen Aktionen durch das System
• Bei Unsicherheit: Original-Dokumente konsultieren

Datenqualität (Art. 10 AI Act)

• Dokumente werden vor Upload geprüft
• Regelmäßige Aktualisierung bei Regeländerungen
• Versionskontrolle für Arbeitsanweisungen

Record Keeping (Art. 12 AI Act)

• Alle Anfragen werden geloggt (Query-Logs)
• Vollständiger Audit-Trail
• Speicherdauer: 12 Monate
• Zugriff nur für autorisierte Personen

Verantwortung & Haftung

Ihre Rechte

• Recht auf Erklärung der KI-Entscheidung
• Recht auf menschliche Überprüfung
• Recht auf Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungen
• Alle DSGVO-Rechte (siehe Datenschutzerklärung)

Incident Reporting

Falls Sie falsche oder problematische KI-Antworten erhalten, melden Sie dies bitte an:
E-Mail: info@glowalla.de
Wir werden den Vorfall prüfen und dokumentieren.

Compliance-Status: ✅ EU AI Act konform (Risikoklasse: Minimal/Begrenzt)
Letzte Aktualisierung: November 2025